Zemstroyplan.com

В течение нескольких последних лет происходит активное внедрение методов управления, основанных на новых представлениях о способах управления.

Среди внутренних причин, делающих процесс реконструкции производства или организации необходимым в новых условиях, можно выделить три:

• рост сложности новых процессов и услуг;
• ограничения на увеличение управленческого персонала всех уровней (для решения усложнившихся управленческих задач);
• слабая отдача от вложений в компьютерные системы  и информационные технологии.

Сложилась ситуация, когда иерархическая система управления, организованная  по функциональному признаку, стала тормозом на пути выживания производителей. Появилась необходимость в переосмыслении деятельности предприятий и организаций с ориентацией их не на функции, а на процессы.

В 1993 году М.Хаммер и Дж.Чампи ввели в обиход термин “реинжиниринг” как “фундаментальное переосмысление и радикальную перестройку бизнес-процессов компаний с целью достижения коренных улучшений актуальных показателей их деятельности: стоимости, качества, услуг и темпов”.

Под бизнес-процессом понимают серию логически взаимосвязанных действий, которые используют ресурсы предприятий или организаций для создания или получения полезного для заказчика продукта или услуги в фиксированный промежуток времени.

Реинжиниринг выдвигает на первый план новые цели и методы, которые диктуются современной ситуацией:

• резкое снижение затрат времени на выполнение функций;
• резкое снижение числа работников и других затрат на выполнение функций;
• глобализация бизнеса: работа с клиентами и партнерами в любой точке мира;
• работа с клиентом в режиме “24 часа 365 дней”;
• опора на рост мобильности персонала;
• работа на будущие потребности клиента;
• ускоренное продвижение новых технологий;
• движение в информационное общество (и “общество знаний”).

Вместе с тем реинжиниринг предполагает, что:

• постоянно повышается качество продуктов и услуг (в отличие от повышения прибыли “любой ценой”);
• организация работы для этого трансформируется и динамично совершенствуется;
• критерии качества исходят от потребителя;
• в центр внимания ставится не числовой показатель результата той или иной производственной функции или деятельности, а качество процесса ее выполнения;
• исследуются и устраняются недостатки производственной системы, а не отдельных работников;
• повышается уровень решений и инициативы каждого работника;
• снимаются барьеры, установленные производственными подразделениями, организуется групповая, “артельная” работа;
• как один из определяющих факторов рассматривается обеспечение работникам возможности гордиться результатами своего труда;
• на основе всего этого, как побочный, а не главный результат, снижаются затраты на производство.

Суть проведения реинжиниринга состоит в тщательном анализе существующего положения дел на предприятии или организации (создание картины “как есть”), определении желаемого состояния (“как должно быть”) в соответствии с заданными стратегическими и тактическими целями и задачами с последующей реализацией планов на основе вновь создаваемой информационно-управляющей системы.

Технология реинжиниринга

Реинжиниринг является достаточно сложным и трудоемким процессом и требует изначально привлечения специалистов (консультантов) для проведения анализа и создания на предприятии группы выполнения задач реорганизации.

В общем виде технология реинжиниринга включает в себя:

• стратегическое и тактическое планирование;
• проведение всестороннего анализа и построение модели существующего положения дел на предприятии;
• анализ возможных путей перестройки или улучшения бизнес-процессов;
• выбор варианта реинжиниринга и построение модели желаемого состояния бизнес-процессов;
• проведение функционально-стоимостного анализа и принятие решения о проведении реинжиниринга;
• планирование выполнения принятого решения;
• управление организационными изменениями;
• управление перестройкой  технологий бизнес-процессов;
• изменение инфраструктуры информационной и коммуникационной систем;
• реализация плана реинжиниринга.

В зависимости от конкретных условий этот список может пополняться или сокращаться.

Кратко остановимся на основных этапах работ по реинжинирингу.

Стратегическое и тактическое планирование Планирование задает основной контекст, в рамках которого формируется глобальная цель реструктурируемой организации. Стратегическое планирование устанавливает стратегические цели предприятия и стратегические задачи, которые должны решаться для достижения этих целей. Тактическое планирование направлено на распределение имеющихся ресурсов в процессе продвижения к глобальной цели.

На этом этапе предполагается выполнение пяти основных задач:

• разработка или обоснование стратегического плана;
• разработка или обоснование планов реорганизации бизнес-систем;
• разработка или обоснование тактических планов;
• разработка критериев оценки степени достижимости результата для каждого из процессов;
• инициация проекта по реинжинирингу.

Реинжиниринг бизнес-процессов На этой фазе необходимо выполнить следующие задачи:

• провести исчерпывающий анализ, т.е. анализ работ (активностей) и информационных потоков, построить модели данных и процессов, выполнить калькуляцию работ (АВС-анализ) и временной анализ и т.п.;
• провести анализ возможных улучшений процессов, т.е. провести поиск наилучших прецедентов, зафиксировать разрыв между существующим  и планируемым состоянием, проанализировать варианты реорганизации процессов и т.п.;
• выполнить собственно перепроектирование или реинжиниринг процессов, т.е. решить многошаговую задачу получения спецификации желаемого процесса;
• провести полный функционально-стоимостной анализ для принятия решений.

Управление организационными изменениями Перестройка бизнес-процессов с неизбежностью влечет за собой изменения в организационной структуре  и культуре предприятия.

На этой фазе необходимо достичь четыре главные цели:

• четко представить себе те необходимые изменения, которые явятся следствием перепроектирования или реинжиниринга процессов;
• разработать те структурные изменения, которые понадобятся для поддержки новых процессов;
• разработать программу, которая даст старт тем культурным преобразованиям в организации, которые потребуются при переходе на новые условия работы;
• предвидеть, распознавать и разрушать те барьеры, которые не позволяют внедрять новое управление.

Управление изменением технологии Радикальные изменения в управлении организацией или предприятием возможно лишь при условии использования прогрессивных информационных технологий. При этом улучшится деятельность организации во всех четырех измеряемых категориях:

• соответствие главной цели. Информационные технологии позволяют доставлять потребителю услуги и товары, которые в точности соответствуют его потребностям и желаниям, не затрачивая больших ресурсов на адаптацию продукта или услуги;
• соответствие стандартам. Информационные технологии позволяют вести процесс так, чтобы результат соответствовал самым строгим стандартам качества;
• время цикла процесса. Внедрение новых технологий позволяет резко сократить время на производство единицы продукции и при этом  выпускать продукцию в соответствии с индивидуальными заявками потребителя;
• стоимость процесса. Внедрение новых технологий всегда сопряжено с необходимостью начальных инвестиций и определенным риском.

Подготовка инфраструктуры для реинжиниринга В процессе реализации этой фазы выполняются пять основных задач:

• конфигурируется техническая платформа для поддержки всех информационных и коммуникационных требований;
• разрабатываются или приобретаются, а затем тестируются и снабжаются документацией прикладные системы, призванные обеспечить выполнение вышеназванных требований;
• разрабатываются, тестируются, снабжаются документацией структуры баз данных, создаваемые для тех же целей;
• разрабатываются, тестируются и снабжаются документацией информационные системы;
• разрабатывается план системной интеграции, который включает в себя процедуру отбора и переноса старых систем в новую оболочку или замену неэффективных  и дорогих в обслуживании систем на новые.

Реализация проекта На этой фазе выполняется пять важных задач:

• проверка всех утвержденных документов, имеющих отношение к проекту по реинжинирингу, и разработка плана управления проектом по установке и развертыванию систем;
• инсталляция и тестирование информационных систем, реализация программ по переподготовке и обучению, вывод из эксплуатации старых информационных систем;
• развертывание плана управления организационными изменениями, который завершает переход к новым процессам и информационным системам;
• поддержание процессов и информационных систем;
• проведение процесса непрерывного улучшения функционирования организации.

Программно-инструментальные средства Во многом успех или неудача реализации проекта по реинжинирингу зависит от выбора программно-инструментальных средств для его поддержки.

1. Средства рисования диаграмм и инструментарии низкого уровня

Эти средства представлены наиболее полно и предназначены в основном для фиксации стратегических и тактических целей и задач организации, построения функциональных и информационных моделей, функционально-стоимостного анализа и иногда включают в себя элементы имитационного моделирования. Сюда относятся пакеты: Process Charter (Scitor), Design/IDEF (Metasoftware Corp.), BpWin ErWin (Logic Works), S-Designor (PowerSoft), iThink (High Performance Systems), AIO-WIN, SmartER и ProCap (KBSI), EasyABC Plus (ABC Technologis), TurboBPR (ECPI DD USA) и многие другие.

2. Средства описания и анализа потоков работ

Позволяют описывать и анализировать последовательности (потоки) взаимосвязанных работ (действий) такие комплексы, как ActionWorkflow Enterprise Series (Action Technologies), Workflow Analyzer (Meta Software) и Process Architect (Viewstar) и другие.

3. Средства имитационного моделирования и анимации

Эти средства предназначены для моделирования в динамике и анимации бизнес-процессов. Это следующие пакеты: ReThink (Gensym), ProModel (ProModel), Arena (Systems Modelling), ProSim+Witness (KBSI + Lanner Group Ltd.) и некоторые другие.

4. Средства быстрой разработки предложений, CASE-средства

Ряд разработчиков CASE-пакетов предлагают к своим инструментальным средствам дополнения, позволяющие использовать их в технологии бизнес-реинжиниринга. Это такие, как Designer 2000 (Oracle), System Architect (Popkin), Framework (Ptech).

5. Интегрированные многофункциональные средства

К ним относятся: ReThink (Gensym), SPARKS (Coopers & Lybrand), First Step (Interfacing Technologies), Paradigm (Protosoft Inc.), BDF (Texas Instrument Inc.) и немногие другие.

Дешевые средства создания диаграмм и описания потоков работ (1, 2) рекомендуется использовать на первых этапах реинжиниринга, пока не выявлены особенности конкретного проекта и не получен материал, достаточный  для принятия решения о закупке более дорогого многофункционального инструментария.

В настоящее время идет активное развитие интегрированных многофункциональных инструментальных систем в части простоты использования, полноты средств имитационного моделирования, стыковки со средствами разработки предложений и т.д. Здесь интересны разработки фирм KBSI (комплекс взаимосвязанных систем).

Автор: Л. Микулич, Институт проблем управления РАН